Cara Membuat Mail Merge di Word

PENGANTAR 

Surat berantai atau disebut juga mail merge (surat massal) merupakan sebuah surat yang akan dikirim ke berbagai tujuan yang dapat dicetak dalam jumlah banyak dengan berbagai informasi yang berbeda, misalnya status, nama, alamat, kota, kode pos, dan lain-lain. Format yang dimaksud bukan hanya berbentuk surat, tetapi bisa juga dalam bentuk amplop, label, atau katalog.

Untuk bekerja dengan surat berantai, kita memerlukan dua file dokumen, yaitu sebuah file dokumen induk (main document) dan sebuah file sumber data (data source). Dokumen induk berisi format naskah dan dapat memuat nomor surat, nama yang dituju, alamat yang dituju, kota, dan informasi lainnyayang berbeda antara surat satu dengan surat lainnya. Sumber data berisi beberapa data surat dapat digunakan untuk beberapa dokumen induk. 

Langkah awal untuk membuat Mail Merge yang berbentuk surat adalah sebagai berikut.
1. Buka Microsoft Word. Lalu muncul halaman seperti dibawah ini

Gambar 1.1

2. Ketikan Surat, sebagai contoh seperti dibawah ini:

Gambar 1.2

3. Klik tab Mailings pada grup Start Mail Merge lalu pilih Letters

Gambar 1.3

4. Klik Select Recipient dan pilih Type a new list

Gambar 1.4

Lalu muncul,

Gambar 1.5

5. Setelah itu pilih Customize Columns, dan muncul tampilan seperti ini:

Gambar 1.6

6. Hapus semua nama field dengan pilih Delete lalu muncul tampilan seperti dibawah ini lalu pilih Yes 

Gambar 1.7

7. Setelah itu pilih Add untuk memasukkan field baru. Jika sudah klik OK. Lalu klik OK lagi. Masukkan data pada tabel yang tersedia, jika ingin menambah kolom, cukup klik New Entry. Jika sudah klik OK. Lalu simpan file dan beri nama sesuai keinginan.

8. Jika sudah pilih Insert Merge Field, lalu klik salah satu nama field yang akan disisipkan dalam dokumen. Pindahkan posisi insertion point ke posisi lain dan ulangi perintah untuk menyisipkan nama field lain.

9. Untuk melihat datanya, klik Preview Results. Untuk melihat field-field berikutnya dari sumber data pada dokumen induk, klik tombol navigasi record yang terdapat pada Preview Result seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 1.8

Semoga bermanfaat :)))

Sumber : Student Book Series: MICROSOFT OFFICE WORD 2007